Магазин готовых дипломов, курсовых и рефератов
Библиотека студента

Менеджмент. Ч. 2

2.2. Построение структурных схем организации

Каждый сотрудник компании должен понимать, что ожидается от него, какими полномочиями он обладает, какими должны быть его взаимоотношения с другими служащими. Это достигается с помощью схемы организации, дополненной соответствующими справочниками (инструкциями), и распределения обязанностей. Схема - это чертеж, на котором условными графическими обозначениями показаны составные части объекта и соединения или связи между ними. При построении схемы структуры организации с системой внутренних взаимосвязей необходимо учитывать следующее: схема дает лишь общие контуры структуры организации; она должна быть доступна для понимания, содержать минимальное количество деталей; не существует стандартных построений организационной структуры, каждая фирма имеет свои особенности. Но есть и общие положения.

Во-первых, схема должна отражать реальную структуру фирмы, а не быть неким теоретическим стандартом. Если схему структуры трудно составить, то причина может заключаться в том, что сама организация дефектна, т.е. с течением времени ее структура стала неэффективной, громоздкой, а линии взаимоотношений стали искаженными.

Во-вторых, основные составляющие схемы - плоские геометрические фигуры (чаще всего прямоугольники, треугольники и круги) должны отображать существующие должности и подразделения, но не функции или задачи.

В третьих, подразделения и должности соединяются между собой линиями (а не стрелками!).

В-четвертых, схема должна охватывать все уровни управления и быть настолько наглядной, чтобы все уровни менеджмента ясно просматривались.

Позитивная сторона использования схематичных построений. На подготовительном этапе построения схемы организации последняя должна быть подвергнута тщательному анализу. Такое исследование само по себе принесет большую пользу, поскольку позволит обнаружить «слабые места», накладки полномочий, недостаточно управляемые звенья производственного процесса и т.п. Схема позволяет выделить линии взаимозависимости и отношений внутри организации. Как источник получения информации схема может быть использована в рамках ознакомления с деятельностью и структурой управления предприятием (в частности, вновь принятых на работу), а также в качестве дополнительного наглядного материала при разработке и изучении должностных инструкций и положений о подразделениях. Ею можно воспользоваться и в качестве основы для возможной реорганизации или модификации структуры организации. Наконец, схема используется в качестве справочного материала, позволяет служащим предприятия быстро ознакомиться с произошедшими в рамках организации изменениями. Для этой цели структурная схема организации может быть помещена на доске объявлений или растиражирована для использования во всех подразделениях.

Недостатки использования схематичных построений. Они проявляются, во-первых, в статичности, поскольку схема отражает структуру организации в определенный момент времени и потому быстро устаревает. Но так как бизнес динамичен, то хотя основная структура организации и остается неизменной в течение длительного времени, в рамках этой структуры возникает много изменений (например, кадровых), что, естественно, требует внесения определенных замен и дополнений.

Во-вторых, в схеме не отражаются неформальные отношения, что снижает ее практическую значимость и может привести к усилению бюрократизма. Схемы, по существу, негибки и отражают устойчивые каналы взаимоотношений, но не указывают на наиболее рациональные, короткие связи, которые весьма часто возникают в процессе деятельности организации.

В-третьих, нередко возникают трудности в представлении об уровнях значимости. Неправильное впечатление может возникнуть в результате чтения схемы, где на одной горизонтальной линии показаны несколько менеджеров, что якобы подразумевает их одинаковый статус. Поэтому иногда довольно сложно с требуемой точностью обозначить реальные отношения, разную значимость должностей и положений.

Руководство (справочник) по организационному построению предприятия. Такие виды документов часто называются отдельными справочниками или инструкциями. Они содержат перечень должностей с их подробным описанием (часто в форме описания производственных обязанностей, взаимоотношений, полномочий, соответствующих принципов и практики). Подобную информацию должны содержать и положения об отделах (подразделениях) предприятия, а также должностные инструкции.

Распределение обязанностей означает определение масштаба полномочий и меры ответственности по каждой должности, обозначенной на схеме. В должностной инструкции содержится и описание выполняемых функций. В документе «Распределение обязанностей» (должностная инструкция) должны содержаться следующие позиции: название должности; отдел, в котором имеется эта должность; уровень его положения; описание выполняемых функций; обязанности и права; взаимоотношения с руководством, коллегами и подчиненными; число подчиненных, их особенности; должность непосредственного руководителя; особые полномочия (обязанности); ограничения в полномочиях (например, возможность действовать по своему усмотрению, определение величины денежных средств). Кроме того, указываются требования к квалификации и опыту работы лица, занимающего определенную должность: что должен знать и уметь менеджер.

 

2009-05-19 12:16:32 Учебникивернуться к списку

← предыдущая страница    следующая страница →
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
Яндекс.Метрика